Assistant(e) manager - Réf. REMP1432020

Localisation : Paris 9

Présentation

Rôle d'Ile-de-France mobilités :

Établissement public administratif, régie par le code des collectivités territoriales, Île-de-France Mobilités imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

 

Présentation du département systèmes de transport :

Le Département systèmes de transport d'Ile-de-France Mobilités (anciennement STIF) est l'un des départements composant la Direction ferroviaire.

Ce département est en charge de la définition de la politique de gestion prévisionnelle du parc de matériels roulants des réseaux de trains/RER et métro. A ce titre, il est notamment le garant de la bonne mise en oeuvre du schéma directeur des matériels roulants validé par le conseil d'Ile-de-France Mobilités en 2016. Il est également le garant de la mise en oeuvre des projets inscrits dans les schémas directeurs des RER et lignes Transilien et financés dans le cadre du CPER.

Il est impliqué dans le projet stratégique de mise en concurrence du réseau ferroviaire francilien et du Grand Paris Express, en mobilisant ses expertises et ses réflexions stratégiques sur les composantes Matériels Roulants (acquisitions, spécifications, maintenance, fiabilité/ disponibilité, gestion de flotte…) et infrastructures de garages et de maintenance associées.

Ses missions consistent plus particulièrement à :


Activités

Présentation du poste :

L'Assistant(e) manager de catégorie C recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l'organisation du travail du manager et de son équipe. Il/elle assure ses missions en lien étroit avec l'Assistante de la Direction FER et assure des missions pour la Direction FER lors de ses congés.


A ce titre, il-elle assure :

  • L'assistanat physique, téléphonique et par courriel,
  • La gestion de l'agenda,
  • L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
  • Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs,
  • Le classement et l'archivage de dossiers,
  • La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
  • La préparation des dossiers de signature des conventions de financement du département (projets d'infrastructures CPER), en lien avec les chargés de projet du Département,
  • La réception et la préparation des réponses aux demandes de déclassement envoyées par SNCF), en lien avec les chargés de projet du Département,
     

Il-elle prend part au réseau des assistant-e-s de l'établissement.

 Peuvent aussi lui être confiés :

  • L'enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
  • Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
  • La participation à l'organisation de réceptions et évènements,
  • L'intérim d'un(e) autre assistant durant ses absences, sur les missions suivantes :
    • Traitement des tâches les plus urgentes
    • Gestion des appels téléphoniques,
    • Gestion d'agendas,
    • Traitement du courrier et des parapheurs.

Expériences

  • Confirmée sur des fonctions d'assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
  • Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

Compétences

  • Organiser, gérer, anticiper,
  • Evaluer des informations,
  • Communiquer à l'oral et à l'écrit,
  • S'adapter au changement,
  • Faire preuve de fiabilité,
  • Rendre compte,
  • Faire preuve de réactivité,
  • Garantir la confidentialité,
  • Travailler en réseau.

Connaissances spécifiques

  • Techniques de secrétariat,
  • Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • Bonne connaissance des procédures administratives,
  • Connaissance de l'environnement public,
  • Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
  • Classement et archivage,
  • Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
  • Notions d'organisation et de gestion du temps.

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux contractuels de catégorie C (Remplacement)