Assistant-e Manager H/F - Réf. FPOST1682019

Localisation : Paris 9

Présentation

Établissement public administratif, régie par le code des collectivités territoriales, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-Rer, Métro, Tram, Bus…).

 Présentation de la Direction Générale :

Dans le cadre de la nouvelle organisation d'Ile-de-France Mobilités (anciennement STIF), la Direction Générale dirige l'ensemble des équipes d'Ile-de-France Mobilités.

Elle fixe les orientations stratégiques, fait le lien entre les services et la Présidente et rend des arbitrages sur tous les sujets qu'elle n'a pas déléguée aux directeurs.

La Direction Générale est composée du Directeur Général et des 3 Directeurs Généraux Adjoints, ainsi que d'un pôle d'Assistant-e-s de direction composée de 3 agents.

Chaque assistant a comme référent un membre de la direction générale, mais assure des missions d'assistanat auprès de l'ensemble de ses membres. L'assistant-e référent du Directeur Général ayant un rôle de coordination au sein du pôle d'Assistant-e-s.

Activités

Présentation du poste :

L'assistant-e de catégorie B apporte une aide permanente aux membres de la direction générale en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

A ce titre, il-elle assure :

  • L'accueil physique, téléphonique et par courriel,
  • La gestion de l'agenda,
  • L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
  • Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,
  • Le classement et l'archivage de dossiers,
  • La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
  • Le suivi de dossiers particuliers suivis par les membres de la direction générale,
  • L'intérim des autres assistants du pôle d'assistants de la direction générale durant leurs absences.

Il-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l'établissement.

Peuvent aussi lui être confiés :

  • L'enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
  • L'organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, voeux…). 

Expériences

  • Confirmée dans le secteur public sur des fonctions d'assistanat de direction,
  • Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

 Spécificité du poste : les postes d'assistant à titre exclusif comportant des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires, font l'objet d'une bonification indiciaire de 10 points.

Compétences

  • Initier,
  • Coordonner,
  • Organiser, gérer, anticiper,
  • Évaluer des informations,
  • Suivre un dossier en autonomie,
  • Communiquer à l'oral et à l'écrit,
  • S'adapter au changement,
  • Faire preuve de fiabilité,
  • Rendre compte,
  • Faire preuve de réactivité,
  • Garantir la confidentialité,
  • Travailler en réseau.

Connaissances spécifiques

  • Techniques de secrétariat,
  • Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,
  • Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • Maîtrise des procédures administratives,
  • Connaissance de l'environnement public,
  • Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
  • Classement et archivage,
  • Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
  • Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,
  • Notions d'organisation et de gestion du temps. 

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux titulaires de catégorie B des 3 fonctions publiques