Assistant-e Chargé-e de projet archivage H/F - Réf. ST1882019

Localisation : Paris 9

Présentation

Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-RER, Métro, Tram, Bus…).

Île-de-France Mobilités est une administration publique, et plus spécifiquement un établissement public, qui dépend de la fonction publique territoriale.

Présentation du département Méthodes et Processus :

Dans le cadre de la nouvelle organisation d'Ile-de-France Mobilités (anciennement STIF), le département Méthodes et Processus est l'un des départements composant la Direction des Ressources.

Ce département accompagne les projets et la capitalisation du savoir à travers la mise en place de méthodes et de process communs à l'établissement public.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • Accompagner des projets complexes à enjeux,
  • Analyser les méthodes de travail et les processus existants en lien étroit avec l'ensemble des départements de l'établissement,
  • Proposer des axes d'optimisation et la conception de nouveaux outils,
  • Définir et suivre les procédures (inter et intra direction),
  • Formaliser les méthodes et processus validés par les directions,
  • Assurer le suivi de leur mise en oeuvre,
  • Actualiser les processus et les méthodes dans une démarche de concertation,
  • Assurer l'archivage et la gestion documentaire,
  • Éclairer les décisions de la Direction Générale et jouer un rôle de facilitateur pour les directions métiers,
  • Accompagner le(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d'Ile-de-France Mobilités notamment. 

Activités

La mise en place d'une véritable politique d'archivage au sein d'Île-de-France Mobilités est récente. Auparavant, les dispositifs mis en place relevaient plus du stockage de documents justifiés pour des raisons de place (archives stockées à la fois en interne et auprès d'un prestataire externe).

Un gros travail a été réalisé depuis la fin de l'année 2018 : indexation progressive des archives, organisation d'un réseau de référents, aménagement des salles d'archivage dans les locaux, et premiers versements aux archives historiques et premières éliminations.

Ce travail s'effectue sous le contrôle scientifique et technique régulier des 2 tutelles, l'Etat (le Directeur des archives publiques) et la Région (la cheffe du service des archives régionales).

Description des missions confiées au/à la stagiaire :

Au sein du département Méthodes et Processus, et sous la responsabilité de la chargée de projets « archivage », le-la stagiaire contribue à l'activité quotidienne des missions d'archivage telles que la collecte, le classement, l'indexation à la conservation ainsi que la consultation des archives d'Île-de-France Mobilités par les services demandeurs en application des procédures mises en place.

A ce titre, le-la stagiaire participe :

  1. À la réalisation d'un instrument de recherche conforme aux normes,
  1. À la préparation des versements destinés aux archives historiques de la Région et de l'État,
  1. Au travail sur la plateforme de gestion électronique des documents (GED) et à l'organisation des espaces concernés par l'archivage,
  1. À la réflexion sur l'archivage électronique basé sur le tableau de gestion mis en place pour les documents papiers,
  1. À l'optimisation de la gestion des documents papiers originaux (notamment ceux mis dans les différents coffres de l'établissement).

Expériences

  •  Formation universitaire en archivistique (Master 1 ou 2) ou gestion du patrimoine culturel, ou management culturel.

Compétences

  • Outils et méthodes d'archivage,
  • Maîtrise des logiciels bureautiques,
  • Techniques de rédaction, d'analyse et de communication.

Connaissances spécifiques

  • Travail en transversalité,
  • Capacité d'organisation, rigueur, autonomie, priorisation des actions,
  • Capacité d'écoute et pédagogie,
  • Force de propositions, prise d'initiative, innovation,
  • La connaissance du domaine des transports serait également un avantage.

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux étudiants de niveau Bac+4