Assistant du Directeur de cabinet – secrétaire du conseil H/F - Réf. FPOST2182020

Localisation : Paris 9

Présentation

Île-de-France Mobilitésimagine, organise et financeles transports publicspour tous les Franciliens. 

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Présentation du Cabinet : 

Le Cabinet est rattaché directement à la direction générale.

Le Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d'Ile-de-France Mobilités et ses interfaces avec l'extérieur.  

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • assurer une interface régulière avec les administrateurs d'Île-de-France Mobilités et les partenaires institutionnels , en lien étroit avec le Directeur Général et les autres directions et gérer le protocole ;
  • organiser les conseils d'administration et coordonner les directions dans le cadre des différentes instances de validation des dossiers soumis au vote  du conseil ;
  • coordonner la gestion du courrier et suivre, auprès des services, les courriers à enjeux institutionnels et politiques ;
  • valider l'ensemble des courriers produits par les directions et soumis à l'exécutif, en garantissant un haut niveau de qualité rédactionnelle ;
  • être une source d'informations et de communication transversale (renseignements, contacts, base de données) ;
  • coordonner la gestion de crise ;
  • gérer les relations internationales (organiser l'accueil de délégations étrangères…)
  • gérer les relations institutionnelles (coordination des représentations d'Île-de-France Mobilités).

Activités

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de cabinet – secrétaire du conseil l'assistant-e de direction a en charge :

Pour le directeur de cabinet et son adjoint :

  • La gestion des agendas ;
  • L'organisation et la préparation de réunions ;
  • La relecture, la mise en forme et la préparation de documents et comptes-rendus ;
  • Pour le secrétariat du Conseil d'administration :
  • La préparation des retroplanning, l'organisation logistique des séances ;
  • Le recensement de la participation des administrateurs aux séances du Conseil et des commissions ; le suivi de leurs demandes ;
  • La préparation et l'envoi de courriels à l'attention des administrateurs (convocations, communiqués de presse…) ;

Pour la direction :

  • La tenue du planning des cadres d'astreinte (envoi de documents, suivi des indemnisations…) ;
  • L'enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
  • La mise à jour des espaces de travail collaboratifs de la direction, le classement et l'archivage ;
  • L'assistance à l'organisation d'évènements institutionnels (envoi de mails, gestion de listes, accueil de délégations…) ;
  • Le travail en réseau avec l'ensemble des assistantes de direction de l'établissement,
  • L'accueil physique et téléphonique ;
  • Le classement et l'archivage de dossiers.

Expériences

Expérience confirmée dans le secteur public sur des fonctions d'assistanat de direction.

Compétences

  • aisance orale et capacité à s'adresser à tout public ;
  • respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
  • fortes capacités d'organisation et d'anticipation,
  • réactivité et prise d'initiative ;
  • flexibilité horaire ;
  • parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire 
  • adaptabilité à l'évolution des missions.

Connaissances spécifiques

  • techniques de secrétariat, dont classement et archivage ;
  • maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • maîtrise des outils de visioconférence ;
  • maitrise des procédures administratives 
  • connaissance de l'environnement public.

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux titulaires de catégorie B des 3 fonctions publiques