Appui à la constitution de bibliothèques métiers H/F - Réf. ST1852019

Localisation : Paris 9

Présentation

Établissement public dépendant de la fonction publique territoriale, Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs.

Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-Rer, Métro, Tram, Bus…).

Île-de-France Mobilités est une administration publique, et plus spécifiquement un établissement public, qui dépend de la fonction publique territoriale.

 
Description du département concerné :


Le Département Management de Projet et Expertises (MPE) est l'un des 6 départements composant la Direction des Infrastructures (INFRA).

La direction INFRA pilote les projets d'extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien :  prolongement de lignes de tramway, réaménagement de pôles d'échanges,création de lignes de bus en site et de tram-train, …

Au sein de la direction INFRA, le département MPE intervient en appui aux 3 équipes opérationnelles, dans la conduite des projets d'infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques.

Il anime et formalise, au sein de la direction, les démarches de capitalisation et  d'homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d'ouvrage.
   

Ses missions consistent plus particulièrement à :

Expertises techniques et juridiques :

    Assurer l'expertise et le support technique des projets de développement du réseau de transports en commun francilien pour les thématiques suivantes : géotechnique, génie civil, environnement ;

    Assurer la gestion des procédures réglementaires de sécurité des transports guidés (STPG) ;

    Assurer la gestion des procédures réglementaires en urbanisme et en environnement ;

    Assurer la sécurité juridique des procédures nécessaires à la bonne réalisation des projets ;

Gestion de l'activité financière de la direction des Infrastructures :

    Assurer le suivi et l'élaboration et suivi administratif des conventions de financement des projets  de la direction,

    Assurer le suivi des commandes, des factures et de l'exécution financière relatif aux projets de la direction en lien avec le département finance et contrôle de gestion,

    Coordonner l'élaboration et le suivi de la réalisation du budget de la direction, en lien avec le
département finance et contrôle de gestion,

Management de projet :

    Assurer le suivi général de la programmation des projets (CPER), de leur avancement et de leur instruction ;

    Piloter le reporting des projets auprès de la direction générale ;

   Animer et formaliser une démarche de capitalisation et d'homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d'ouvrage.

Activités

Contexte du stage :

Pour la réalisation des études et des travaux des projets d'infrastructures de développement du réseau de transports francilien, Ile-de-France Mobilités intervient en qualité d'autorité organisatrice, et veille à ce titre au respect des programmes, plannings et coûts déployés par les maîtres d'ouvrage des projets (SNCF, RATP, collectivités…).

Pour certains projets (environ une dizaine), Ile-de-France Mobilités intervient également en qualité de maître d'ouvrage et assure ainsi la conception et la réalisation des projets (projets de tramway, de tram-train, de liaison par câble, de dépôts bus).

Au sein d'Île-de-France Mobilités, la Direction des Infrastructures pilote ces projets d'extension du réseau.

Le département Management de Projet et Expertises de la Direction des Infrastructures est chargé du reporting des projets. Il pilote la définition des grands principes de classement numérique des documents de la Direction des Infrastructures.

Le volume des documents traités par la Direction des Infrastructures est très important car les projets pilotés se déploient sur des temporalités longues (10 ans environ entre les études de faisabilité et la mise en service d'un projet d'infrastructure).

Les documents sont stockés sur une GED de l'environnement Sharepoint depuis janvier 2019.

Description des missions confiées au/à la stagiaire : 

L'objet du stage est d'apporter un appui à la constitution de bibliothèques numériques pour le département Management de Projet et Expertises et pour la Direction des Infrastructures, de sorte
à fiabiliser le stockage numérique des documents. 

Le-la stagiaire aura pour mission de définir, pour les activités pilotées par le département Management de Projet et Expertises et présentées ci-avant, une arborescence de classement par thématique et d'en assurer le déploiement : bibliothèques pour les expertises techniques et juridiques, bibliothèque pour l'activité financière, bibliothèque pour la capitalisation des connaissances, … 

Chaque bibliothèque sera mise en oeuvre en lien avec le(s) collaborateur(s) en charge de la thématique. 

Le-la stagiaire apportera également un appui à la mise à jour de la bibliothèque numérique commune à l'ensemble de la Direction des Infrastructures. 

Le-la stagiaire sera rattaché(e) au chef de département adjoint INFRA-MPE et sera amené à
collaborer avec l'ensemble des agents du département et de la Direction des Infrastructures.

Expériences

  • Niveau d'études : Licence (Bac+3), Master 1.

  • Cursus suivi : sciences de l'information, documentation, gestion informatique, cursus généraliste.

Compétences

  • Techniques de recueil et traitement de l'information,
  • Rédaction de notes et notices explicatives,
  • Capacité à élaborer des documents de synthèse,
  • Maîtrise des outils GED type Sharepoint,
  • Maîtrise des outils bureautiques Office (Word, Excel, PPT),
  • Appétence pour l'environnement informatique.

Connaissances spécifiques

  • Être rigoureux,
  • Être organisé,
  • Être autonome,
  • Mettre en oeuvre une règle, une norme et une procédure,
  • Avoir l'esprit d'initiative,
  • Communiquer à l'oral et à l'écrit,
  • Travailler en équipe.

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux étudiants de niveau Bac+3