Adjoint au Directeur de cabinet / Secrétaire du Conseil - H/F - Réf. FPOST2162020

Localisation : Paris 9

Présentation

Île-de-France Mobilitésimagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens. 

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs. 

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…). 

Présentation du Cabinet : 

Le Cabinet est rattaché directement à la direction générale. 

Le Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d'Ile-de-France Mobilités et ses interfaces avec l'extérieur.  

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • assurer une interface régulière avec les administrateurs d'Île-de-France Mobilités et les partenaires institutionnels , en lien étroit avec le Directeur Général et les autres directions et gérer le protocole ;
  • organiser les conseils d'administration et coordonner les directions dans le cadre des différentes instances de validation des dossiers soumis au vote  du conseil ;
  • coordonner la gestion du courrier et suivre, auprès des services, les courriers à enjeux institutionnels et politiques ;
  • valider l'ensemble des courriers produits par les directions et soumis à l'exécutif, en garantissant un haut niveau de qualité rédactionnelle ;
  • être une source d'informations et de communication transversale (renseignements, contacts, base de données) ;
  • coordonner la gestion de crise ;
  • gérer les relations internationales (organiser l'accueil de délégations étrangères…)
  • gérer les relations institutionnelles (coordination des représentations d'ïle-de-France Mobilités)

Activités

Sous la responsabilité hiérarchique du/de Directeur de cabinet – secrétaire du conseil, le-la titulaire contribue, en lien avec le directeur, à l'élaboration des orientations stratégiques de la direction dans son périmètre de responsabilité. 

Le directeur de cabinet-secrétaire du conseil et l'adjoint ont tous les deux autorité hiérarchique sur l'ensemble des agents de la direction. L'adjoint est lui-même placé sous l'autorité hiérarchique du directeur.

En chaque début d'année, le directeur de cabinet – secrétaire du conseil et l'adjoint se répartissent, au regard des sujets, les agents pour leur encadrement opérationnel, la fixation des objectifs annuels et leur évaluation de fin d'année.

A ce titre, il-elle : 

  • participe à la coordination des activités de la direction et à  l'encadrement des agents en lien avec le directeur de cabinet,
  • coordonne la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d'information entre son équipe et sa direction,
  • assure le pilotage au sein de la direction de certains dossiers définis avec le directeur de cabinet,
  • peut assurer le pilotage de projets en lien avec les autres directions/départements et participer à des projets pilotés par d'autres directions/départements,
  • anime des réunions ou des groupes de travail,
  • assure les interfaces avec les partenaires extérieurs,
  • participe à la stratégie de la direction,
  • assure la capitalisation des savoirs de son périmètre,
  • assure l'intérim du directeur en son absence.

Expériences

  • Diplômé de l'enseignement supérieur de type sciences Po ou administration publique
  • expérience confirmée au contact d'élus et si possible en assemblée en collectivité territoriale

Compétences

  • organiser, coordonner, déléguer,
  • décliner des orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;
  • hiérarchiser les priorités ;
  • animer des équipes ;
  • assurer un reporting ;
  • gérer des ressources,
  • négocier,
  • concerter,
  • innover
  • rédiger,
  • à l'oral,
  • faire preuve de sens pédagogique,
  • animer des réunions ou des groupes de travail
  • savoir travailler en transversalité avec les autres départements,
  • piloter des ressources externes

Connaissances spécifiques

  • règles juridiques d'élaboration des actes administratifs,
  • organisation et gestion des assemblées délibérantes,
  • connaissance des dispositifs et des modes d'intervention des différents partenaires sur le champ du développement territorial,
  • notions du cadre réglementaire régional, national et européen des dispositifs de transport et déplacements,
  • maîtrise du code des marchés publics et des règles d'achat public.

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux titulaires de catégorie A des 3 fonctions publiques